Excelでピボットテーブルを使ったデータの整理や分析

Excelのピボットテーブルを使用すると、大量のデータを簡単に集計し、分析することができます。今回は、学歴ごとに年齢分布を集計し、任意の順序で並べ替える方法をご紹介します。

ピポットテーブルとは

ピボットテーブルは、Excelでデータを効率的に集計・分析するための強力なツールです。特定の条件でデータをフィルタリングしたり、集計結果を視覚的に整理してレポートを作成したりするのに非常に便利です。

ピボットテーブルを使うと、以下のような利点があります：

データを用意します。
今回は社員の最終学歴と年齢を書き出してみました。（サンプルデータです）

このデータがどのようになるのか一度作ってみましょう。
まず使う範囲を囲みメニューの挿入からピポットテーブルを選択

するとこのような感じになります。

今回作りたいイメージは縦に年齢、横に卒業です。
なので右のピポットテーブルのフィールドで年齢を行に、学歴を列と値に入れます。（ドラッグ＆ドロップ）

この操作で左に表を作ることができました。
しかし、左の行ラベルのところは年齢が細かすぎて見にくいので年齢を5歳刻みで表示してみたいと思います。

年齢を5歳刻みで区分し、「年齢カテゴリ」という列を作成します。これにはIF関数とFLOOR関数を使用します。

新しい列「年齢カテゴリ」を作成し、以下の式を入力します

=IF(B2<=20, "20歳以下", FLOOR(B2, 5) & "-" & (FLOOR(B2, 5) + 4))

ここで、B2は年齢が入力されているセルです。この式を列全体にコピーします。

この式は、年齢を5歳刻みで分類し、20歳以下の場合は「20歳以下」と表示するためのものです。

IF(B2<=20, "20歳以下", ...): もしB2セルの値（年齢）が20以下の場合、「20歳以下」と表示します。
FLOOR(B2, 5): B2セルの値を5の倍数に切り捨てます。例えば、34なら30、29なら25になります。
FLOOR(B2, 5) & "-" & (FLOOR(B2, 5) + 4): 切り捨てた値に4を加え、年齢の範囲を表示します。例えば、34なら「30-34」、29なら「25-29」になります。

このままでは最終学歴の並びがバラバラなので、ピボットテーブルの行ラベル（学歴）を任意の順序で並べ替えるようにします。

年齢カテゴリの同じシートに、学歴のリストを作成します。（じゃまに感じるのならばシートを変えても大丈夫です。）
今回は左から高卒・短大卒・大卒・大学院卒のようにしたいので下記のような感じに作成。

元のデータに「順序番号」という新しい列を追加し、VLOOKUP関数を使用して順序番号を取得します

=VLOOKUP(A2, $F$2:$G$5, 2, FALSE)

ここで、A2は元のデータの学歴列のセル、$F$2:$G$5は順序リストの範囲です。この式を列全体にコピーします。

この式は、学歴に基づいて順序番号を取得するためのものです。

VLOOKUP(A2, $F$2:$G$5, 2, FALSE): VLOOKUP関数は指定した範囲から値を検索します。
- A2: 検索値です。この場合は学歴のセルです。
- $F$2:$G$5: 検索範囲です。ここでは、順序リストが存在する範囲を指定しています。
- 2: 検索範囲の中で、検索値に対応する結果を返す列の番号です。この場合は、順序番号が格納されている2列目です。
- FALSE: 完全一致を要求する指定です。