家庭で使う医療用品や備品の管理は、思っている以上に大変です。
毎日使うもの、予備として置いておくもの、なくなると困るもの。
普段は問題なく回っていても、「今どれくらい残っているのか」「次はいつ補充すればいいのか」が分からなくなることがあります。
わが家でも、医療用品や関連する備品の在庫管理について、少しずつ課題を感じるようになりました。
医療用品の残数が分からない
一番困っていたのは、残数が分かりにくいことです。
どこに何があるのか。
あと何個残っているのか。
次にいつ補充が必要なのか。
こういった情報が、家族全員で共有できているわけではありませんでした。
結果として、必要だと思って備品をもらってきたら、実はまだ十分に在庫があった、ということもありました。
もちろん、多めに備えておくこと自体は悪いことではありません。
特に医療用品は、足りなくなってから慌てるものではありません。
ただ、どれくらい残っているのか分からないまま管理していると、必要以上に不安になったり、逆に補充のタイミングを見落としたりする可能性があります。
家族の中で情報が共有できていなかった
これまでの管理は、家族の中でも主にお母さんの記憶や感覚に頼っていました。
「たぶんまだある」
「そろそろ少ないかもしれない」
「この前もらってきたはず」
このような感覚で管理できているうちはよいのですが、医療用品のように大切なものを、誰か一人の記憶だけに頼るのは少し不安があります。
もしその人が忙しかったら。
体調を崩したら。
急に病院へ行けない事情ができたら。
そう考えると、家族の誰か一人だけが把握している状態ではなく、必要なときに家族が確認できる形にしておきたいと思いました。
家族の誰か一人だけが分かっている状態だと、いざという時に家族が困ってしまいます。
命を守るものだから、必ずある状態を保ちたい
医療用品は、普通の消耗品とは少し意味が違います。
洗剤やティッシュであれば、なくなっても少し不便なだけで済むかもしれません。
しかし、医療に関わるものは、足りないことで大きな不安につながります。
もちろん、基本的には病院で必要なものを受け取ったり、確認したりすることができます。
ただ、何らかの理由で予定通りに病院へ行けないこともあるかもしれません。
そういう時でも、最低限必要なものは必ず家にある状態にしておきたい。
今回、医療用品の在庫管理アプリを作ろうと思った一番の理由はここです。
便利にしたいというより、安心できる状態を作りたい。
そのために、家庭の中でも小さな仕組み化が必要だと感じました。
最初はスマホアプリやWebアプリも考えた
在庫管理アプリを作ると考えたとき、最初に思いつくのはスマホアプリです。
スマホから使えて、家族で共有できて、写真も登録できる。
理想だけで考えると、スマホアプリはとても便利そうです。
ただ、自分で本格的なスマホアプリを作るとなると、少しハードルがあります。
アプリの開発環境、公開方法、メンテナンス、更新対応など、考えることが多くなります。
Webアプリという方法もあります。
しかし、Webアプリにすると、サーバー管理やログイン管理、データの扱いなども考える必要があります。
家庭内で使う小さなアプリとしては、少し大げさになりそうだと感じました。
Google Apps Scriptを使うことにした理由
そこで考えたのが、Google Apps Script、通称GASです。
GASを使えば、Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、Google Driveなどと連携しながら、ちょっとした管理アプリを作ることができます。
今回の医療用品管理でやりたいことは、最初から大きなシステムではありません。
やりたいことは、主に次のようなものです。
- 医療用品や備品を登録する
- 残数を確認できる
- 補充の目安を見えるようにする
- 家族で共有できる
- スマホから確認できる
- 商品画像や箱の写真を保存できる
- 必要に応じてカレンダーで確認できる
これくらいであれば、いきなり本格的なアプリを作らなくても、Googleのサービスを組み合わせることで実現できそうです。
しかも、Googleアカウントがあれば無料で始めることができます。
家庭内で使う小さな仕組みとしては、この「無料で始められる」「スマホから見られる」「家族で共有しやすい」という点がとても大きいです。
メモやExcel管理から一歩進めたい
在庫管理というと、まずは紙のメモやExcel、スプレッドシートで管理する方法があります。
もちろん、それでも十分な場合はあります。
実際、最初の一歩としてはメモや表で管理するだけでも大きな改善です。
ただ、医療用品のように「残数」「補充タイミング」「保管場所」「写真」「家族共有」が関わってくると、ただの表だけでは少し物足りなくなります。
特に、家族の誰かが外出先で確認したい時や、箱の見た目を確認したい時には、写真付きで見られると便利です。
「この箱のこと」
「この備品のこと」
「今ある在庫はこれくらい」
これがスマホで確認できるだけでも、管理のしやすさはかなり変わると思います。
最初から完璧なアプリを作る必要はありません。
まずは「残数が分かる」「家族で共有できる」だけでも、かなり安心感が変わります。
家庭の困りごとも小さく仕組み化できる
今回作ろうとしているものは、大きなシステムではありません。
会社で使うような在庫管理システムでもありません。
販売管理や発注管理をするような本格的なものでもありません。
あくまで、家庭の中で使う小さな医療用品管理アプリです。
でも、こういう小さな困りごとこそ、仕組み化すると生活が楽になります。
誰か一人の記憶に頼らない。
必要な情報を家族で共有する。
スマホで確認できるようにする。
補充のタイミングを見落としにくくする。
これだけでも、安心感はかなり変わるはずです。
完璧なものではなく、まずは使える形を目指す
最初から完璧なアプリを作るつもりはありません。
まずは、医療用品を登録して、残数を確認できる。
必要なものが分かる。
家族で共有できる。
このあたりを目標にして、小さく作っていこうと思います。
使っていく中で、必要な機能が見えてくるはずです。
たとえば、後から次のような機能を追加するかもしれません。
- 商品画像の登録
- 保管場所の登録
- 補充目安の表示
- カレンダー通知
- 使用履歴の記録
- 家族が見やすい画面作り
最初から全部を作ろうとすると、途中で進まなくなります。
まずは80％でもいいので、実際に使える形にする。
そして、使いながら改善していく。
家庭内の小さなDXとしては、そのくらいの進め方がちょうど良いと思っています。
最初から全部入りを目指すより、まず使える形にする方が続きやすいです。
まとめ
今回は、家庭用の医療用品在庫管理アプリを作ろうと思った理由について書きました。
きっかけは、医療用品の残数が分かりにくく、家族で情報を共有できていなかったことです。
これまで感覚で管理できていたものも、命を守る大切な備品となると、できるだけ確実に管理したいと思うようになりました。
スマホアプリや本格的なWebアプリを作る方法もありますが、家庭で使う小さな仕組みとしては、Google Apps ScriptとGoogleサービスを組み合わせる方法が現実的だと感じています。
メモやExcel管理から一歩進んで、家族で共有できる仕組みにする。
家庭の困りごとも、小さく仕組み化すれば、安心につながります。
次回は、医療用品管理用にGoogleアカウントを分けることにした理由について書いていきます。
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